Las listas despegables de Excel son especialmente útiles para recolectar información. También son una forma sencilla de darle mucho estilo a nuestras hojas de trabajo.

En cualquier caso, las listas desplegables garantizan a la persona que construye la hoja de cálculos que el resto de los usuarios solo puedan seleccionar los datos de una lista previamente construida.

En este artículo te enseñaremos a hacer listas despegables, colocar mensajes personalizados y eliminarlas de ser necesario.

Si prefieres verlo en un vídeo, aquí te lo dejo

Como hacer una Lista Despegable en Excel

Hacer la lista despegable en Excel es más fácil de lo que podemos creer. Lo explicaremos mediante un ejemplo práctico para que puedas convertirte un experto de esta útil herramienta: Listas despegables.

Supongamos que debemos hacer una encuesta para la asistencia a un evento. En la lista queremos preguntar nombre y país de procedencia.

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Pasos para hacer una lista despegable:

  • Paso 1: vamos a crear el Excel, con las preguntas y las respuestas que nos gustaría arrojara nuestra lista despegable:
lista desplegable en excel
  • Paso 2: vamos a crear nuestra primera lista despegable en la columna B. Para eso nos colocamos en la celda B2. Y nos dirigimos a la barra de herramientas principal a la pestaña “DATOS”, allí haremos clic sobre “Validación de Datos”. Se nos abrirá una ventana emergente donde seleccionaremos la opción “Lista”
hacer una lista desplegable excel
  • Paso 3: Ahora definiremos los datos de nuestra lista en donde dice “Origen”, le daremos un clic al icono que esta al final de la barra de origen. Excel nos va redirigir nuevamente a nuestra hoja de cálculo y allí seleccionaremos todos los datos que previamente escribimos como respuestas (las celdas E3, E4, E5 y E6).
listas desplegables excel
  • Paso 4: Presionar la Tecla “Enter” y luego hacer clic en “Aceptar”

Listo, ya hemos hecho nuestra primera lista despegable en Excel. Ahora al pararnos sobre la celda B2, aparece una flecha. Al hacer clic sobre ella veremos las opciones de nuestras respuestas:

opciones lista desplegable excel
  • Paso 5: arrastrar la lista despegable a las celdas consecutivas. Haciendo clic en la esquina inferior derecha de la celda B2 y arrastrando el ratón (sin soltar el clic) hasta la celda B5, soltar el clic allí. Ahora todas las celdas de la B2 a la B5 contienen la lista despegable:
arrastrar lista desplegable

Agregar Mensajes a Nuestras Listas Despegables

En Excel podemos agregarle un mensaje al usuario cuando se pare en la celda de la lista despegable y también podemos colocarle un mensaje personalizado cuando escribe algún dato que no está contemplado en nuestras opciones de respuesta. A continuación te explicaremos como ejecutar ambas opciones:

Mensajes de Entrada

Los mensajes de entrada son aquellos mensajes que se muestran al usuario cuando se coloca sobre la celda que tiene la lista despegable. Por lo general se utilizan para dar alguna información extra que creamos que el usuario pueda necesitar.

Pasos para crear un mensaje de entrada para una lista despegable de Excel:

  • Paso 1: colocarse sobre la Celda donde queremos dejar el mensaje de entrada, en nuestro caso B2.
  • Paso 2: Dirigirse a la barra de herramientas principal, la pestaña DATOS, y allí hacer clic en “validación de Datos”.  En la ventana emergente seleccionar la pestaña “Mensaje de Entrada”.
  • Paso 3: En esa pestaña de mensaje entrante colocar el título y el mensaje que se quiere mostrar:
ejemplo mensaje para lista desplegable de excel

Una vez que presionemos la tecla aceptar, ya hemos insertado en la celda B2 nuestro mensaje de entrada. Ahora cada vez que algun usuario se coloque sobre la celda B2, el mensaje se mostrara de la siguiente manera:

mensaje de entrada lista desplegable excel

Mensajes de Error

Los mensaje de error se muestran como una ventana emergente cuando el usuario coloca un dato no contemplado entre nuestra lista de opciones. El procedimiento es muy similar al anterior. Sin embargo, aquí te lo explicaremos de manera detallada.

  • Paso 1: colocarse sobre la Celda donde queremos insertar el mensaje de error, en nuestro caso B3.
  • Paso 2: Dirigirse a la barra de herramientas principal, la pestaña DATOS, y allí hacer clic en “validación de Datos”.  En la ventana emergente seleccionar la pestaña “Mensaje de Error”.
  • Paso 3: En esa pestaña de mensaje de error, colocar el título y el mensaje que se quiere mostrar:
mensaje de error lista desplegable excel

Una vez que presionamos la tecla “Aceptar” el mensaje de error ha sido insertado en la celda B3. Ahora veamos qué ocurre si la persona escribe algún dato que no está en nuestra lista. Por ejemplo España con n: “Espana”

error lista desplegable excel

Listo, ahora ya sabemos hacer listas despegables, ofrecerle mayor información al usuario con un mensaje de entrada y también sabemos cómo crear un mensaje de error cuando el usuario escribe un dato que no es válido dentro de nuestra lista despegable.

Eliminar Listas Despegables

Si en algún momento te equivocaste y colocaste la lista despegable en la celda incorrecta, o simplemente, ya no quieres seguir trabajando con lista despegables, pero no quieres eliminar los datos que ya han colocado los usuarios. Esto es posible y es bastante sencillo. Te lo explicamos a continuación

  • Paso 1: Te colocas en la Celda en la que quieres eliminar la lista despegable. En nuestro caso será la celda B3
  • Paso 2: Dirígete a la barra de herramientas principal a la pestaña DATOS, allí haz clic en “validación de Datos”.  En la ventana emergente seleccionar abajo a la izquierda Borrar Todo”.
  • Paso 3: Veremos cómo se borra todo dentro de la ventana emergente y le damos a “Aceptar”.
borrar listas desplegables de excel

Listo, ya eliminaste la lista despegable de la celda B3. Ahora cuando te colocas sobre la celda B3 sigues viendo el dato pero ya no existe una lista despegable en esa celda:

lista desplegable

Esperamos haber aclarado todas tus dudas sobre Listas Despegables en Excel. Pero si aún tienes alguna duda ¡puedes escribirnos un comentario y con todo gusto te ayudaremos!