Si te preguntas como usar Excel, pero no sabes por dónde empezar, ni que tan complejo es este programa. Has llegado al sitio correcto, aquí te vamos a ofrecer un tutorial paso a paso desde lo más macro hasta meternos en algunas funciones básicas que puedan darte una primera visión de Excel.

Para aprender a usar excel, comenzaremos explicando para que sirve Excel, luego hablaremos de la estructura de Excel y de algunas claves de su funcionamiento básico que iremos combinando con herramientas visuales para que nuestro Excel sea funcional, entendible y visualmente atractivo. Por último, te enseñaremos a ejecutar las funciones de suma, resta y multiplicación en Excel.

Para que sirve Excel

Excel es básicamente una hoja de cálculo de Microsoft, se usa para el análisis de datos y el manejo de información.

El alcance de Excel es enorme y se ha vuelto una herramienta indispensable para empresas contables y de administración. Con Excel puedes organizar, editar y trabajar en hojas de cálculo para obtener datos que te ayuden a tener una visión más completa del funcionamiento de la empresa y, en muchos casos, a tomar decisiones acertadas.

Excel es un programa de Microsoft, con hojas de cálculo integradas que nos van a permitir realizar cálculos matemáticos básicos hasta operaciones y procedimientos mucho más complicados. Y este tutorial es ideal para aprende como usar Excel.

Estructura de Excel

Excel tiene una estructura constituida por diferentes hojas de cálculo, que podrán ser vinculadas. Cada hoja de cálculo trabaja con columna y filas. Y la relación entre filas y columnas se denomina Celdas.

A partir de este momento, iremos en una línea continua de aprendizaje de como usar Excel con un mismo ejemplo.

La primera cara de Excel

En cuanto abrimos Excel, Excel nos va a mostrar una primera pantalla:

excel de microsoft

En esta pantalla tendremos a la izquierda, en verde, nuestros archivos más recientes. En caso de querer continuar trabajando en alguno de esos archivos, tan solo debemos hacer un clic sobre el archivo y automáticamente se abrirá.

En el lado derecho nos coloca algunas plantillas que son muy utilizadas y ya están automatizadas. Como por ejemplo: la plantilla para “Amortizar un crédito” en caso de querer hacer alguno de estos procedimientos estandarizados, simplemente debemos darle clic sobre el icono que deseamos trabajas “Amortización Prestamos” y automáticamente Excel nos abrirá esta plantilla para trabajar en ella.

Vemos como la primera plantilla del lado derecho que nos ofrece Excel es “Libro en Blanco” con esto empezaremos nosotros para aprender a usar Excel. Así que haremos clic sobre “Libro en blanco», para empezar un archivo nuevo, y obtendremos esta pantalla:

libro en blanco de excel

Esta es la primera cara de un libro de Excel que estudiaremos un poco más a profundidad:

Libro de Excel

El libro de Excel es como tal, el documento donde vamos a trabajar. En el paso anterior decidimos abrir un libro de Excel nuevo y por eso tiene todos los cuadros en blanco.

Ahora aprenderemos a guardarlo para poder usarlo siempre. Para guardar este libro debemos dirigirnos a la barra de herramientas principal, presionar la pestaña ARCHIVO y luego presionar sobre “Guardar Como” y luego a Examinar

guardar archivo de excel

Una vez que presionamos  “Examinar” se nos abrirán nuestros Documentos de la PC y escogeremos un destino donde queramos guardarlo y lo guardaremos con el nombre MI PRIMER EXCEL. Y listo, ya tenemos nuestro primer libro de Excel guardado.

Las Hojas de Excel

Un libro de Excel se compone de una o más Hojas de Excel. En la parte inferior izquierda vemos que estamos trabajando en la Hoja 1. Si quisiéramos abrir otra hoja debemos darle al símbolo MAS “+” que está al lado y así crearemos otra hoja:

hojas de excel

Ahora tenemos un Libro con 2 Hojas de Excel, lo siguiente que haremos es cambiarle el nombre a las Hojas. Para esto, nos pararemos sobre la pestaña “HOJA 1” Y le daremos botón izquierdo del ratón y en la barra que se nos abrirá, presionaremos “Cambiar nombre”. Escribimos la palabra VENTAS y presionamos “Enter”

cambiar nombre a las hojas de excel

Repetimos el mismo procedimiento con la “Hoja 2” pero ahora escribiremos “COSTOS” y le damos a la tecla de “ENTER”

cambiar nombre hoja excel

Ahora tenemos la Hoja de Excel denominada ventas y la Hoja de Excel denominada Costos dentro del mismo libro. Excel resalta la Hoja en la que estás trabajando para evitar confusiones:

hoja de excel en la que estas trabajando

Con esta explicación ya hemos abierto nuestro primer Libro de Excel, Hemos creado una Hoja nueva y hemos cambiado el nombre de nuestras Hojas de Trabajo. Vamos bien! sigamos aprendiendo como usar Excel.

Filas y Columnas en Excel

Ahora que ya sabemos que es una Hoja de trabajo y que tenemos nuestro Libro con la Hoja “VENTAS” y la Hoja “COSTOS”, vamos a continuar explicando que son las filas y las columnas

  • Filas: las filas dentro de una Hoja de Excel sirven para dar el orden horizontal. Se clasifican numéricamente desde arriba hacia abajo y están en el lado derecho de nuestra hoja de Excel:
filas de excel
  • Columnas de Excel: las columnas de Excel sirven para dar un orden vertical a los datos y se identifican a través de Letras, se ubican en la parte superior de nuestra hoja de Excel:
columnas de excel

Ahora ya sabemos lo que son las columnas y las filas dentro de una Hoja de Excel, información de mucha utilidad para cuando nos adentremos en el funcionamiento de Excel.

Celdas en Excel

Una vez definimos cuales son las filas y cuales son las columnas en una hoja de Excel. Pasaremos a definir las Celdas en Excel. Son el punto de intersección entre las Filas y las Columnas. Este concepto es fundamental para aprender como usar Excel y entender las funcionalidades que iremos viendo a lo largo de esta guía.

Para definir una CELDA en Excel, primero escribimos la letra de la columna y después el numero de la fila. Por ejemplo:

  • Celda A1: es la intersección entre la Columna A y la Fila 1.
  • Celda B4: es la intersección entre la Columna B y la Fila 4.
  • Celda D7: es la intersección entre la Columna D y la Fila 7.
celdas en excel

Cada cuadro de nuestras Hojas de Excel es una Celda. Una intersección entre columna y fila, que se denomina con una Letra y un número. Ahora ya sabemos sobre la estructura de Excel, veamos como se usa esta herramienta.

Funcionamiento Básico de Excel

Anteriormente aprendimos que la estructura de Excel es así: Un libro de Excel, que se compone de cuantas hojas de cálculo necesitemos. A su vez, cada hoja se compone de Columnas y Filas y su intersección se denomina Celda. Procederemos a explicar algunas funciones básicas que serán muy útiles para que aprendas a usar Excel.

Para esto seguiremos trabajando en nuestro Libro de Excel “MI PRIMER EXCEL” y en nuestras dos hojas de cálculo “VENTAS” y “COSTOS”

Escribir en Excel

Para escribir en Excel es sumamente fácil, nos debemos colocar sobre la Celda que queremos escribir, y simplemente, escribimos con el teclado del ordenador.

Ejercicio 1: en nuestro libro de Excel, en la Hoja “VENTAS” vamos a escribir lo siguiente

Celda A1: PRODUCTO, Celda A2: PRECIO, Celda A3: VENTA 1, Celda A4: VENTA 2

Celda B1: Pantalón, Celda B2: 15, Celda B3: 5, Celda B4: 8

Celda C1: Camisa, Celda C2: 7, Celda C3: 3, Celda C4: 4

Celda D1: Zapato, Celda D2: 20, Celda D3: 2, Celda D4: 5

Respuesta Ejercicio 1:

  • Primero asegurarnos de estar trabajando en la Hoja VENTAS.
  • Luego simplemente escribir en las celdas según el ejercicio 1
ejercicio de excel

Ahora ya tenemos algunos datos escritos en nuestra hoja de Excel llamada VENTAS. Ahora, ¿quieres aprender a hacer más atractivos visualmente los datos de tu Libro de Excel? Sigamos aprendiendo juntos como usar Excel.

Cambiar el Color de las Celdas y Color de los Textos en Excel

En Excel es importante mantener un orden y estándar visual para que sea más sencillo reconocer y manejar los datos. Ahora vamos a cambiar el color de las celdas A1 hasta la A4.

Para esto, vamos a hacer clic con el ratón en la celda A1 y, sin soltar el clic, vamos a arrastrar el ratón hasta la celda A4 y soltamos el clic. Veremos cómo las 4 celdas se sombrean

cambiar las celdas de color en excel

Luego nos dirigimos a la barra principal de herramientas y presionamos la pestaña INICIO. Allí realizaremos el cambio de color de celda y de color de letra:

  1. Colocar la celda en Color Azul: dentro de la barra inicio, nos dirigimos al icono de pote de pintura chorreando y seleccionamos el color azul
cambiar estilo celdas de excel
  • Colocar las Letras en color morado: dentro de la barra inicio, nos dirigimos al icono de letra A subrayada y seleccionamos el color morado
cambiar el color de las letras en excel

Listo, ahora ya hemos aprendido a Pintar celdas y textos en Excel. Sigamos juntos aprendiendo como usar Excel.

Alinear y Cambiar Formato de Textos

Estos dos cambios de diseño, se ejecutan de forma muy similar a los cambios de color. Igualmente, los explicaremos a continuación:

  1. Alinear Texto: centraremos todos los textos comprendidos entre la celda A1 y D4. Los centraremos tanto en el medio de las Filas, como en el medio de las columnas.

Para esto primero seleccionaremos el rango de datos, haciendo clic en la celda A1 y, sin soltarlo, arrastramos el ratón hasta la celda D4. Soltamos el clic del ratón. Veremos todas las celdas sombreadas.

Luego iremos a la pestaña INICIO y allí presionaremos la alineación de centrar filas y centrar columnas:

alinear texto en excel
  • Cambiar Formatos de textos: Para practicar esto pondremos el rango entre las celdas A1 y A4 en negrita y agrandaremos el tamaño de letra a 12.

Para esto seleccionamos las celdas de la A1 a la A4, nos dirigimos al menú INICIO. Seleccionamos el icono negrita y modificamos el tamaño de la letra a 12:

poner negritas en excel

Demarcar el Borde de las Celdas

Aunque en nuestra hoja de cálculo vemos las cuadriculas de Excel bien demarcadas, la realidad es que al imprimir el archivo, imprimiremos una hoja sin cuadrículas, a no ser que nosotros mismo le indiquemos a Excel que queremos demarcar los bordes de las celdas. Pero ¿Cómo lo hacemos?

Es muy sencillo y similar a lo que venimos haciendo. Primero seleccionaremos el rango de datos desde la A1 hasta la D4, luego iremos a la pestaña INICIO y seleccionaremos el icono de “Bordes de Celdas” y allí seleccionaremos “todos los bordes”

poner bordes en excel

Listo, con estas funciones ya vamos conociendo como usar las funciones basicas de Excel y tenemos dentro de nuestra hoja de VENTAS, un rango de datos interesante y visualmente ordenado y atractivo.

Insertar Filas y Columnas en Excel

Ahora digamos que a nuestro rango de datos le falto alguna información y queremos añadirla a nuestra Hoja de Excel.

  1. Agregar una fila. Para el ejemplo agregaremos una fila sobre la fila 3. Para esto debemos hacer clic sobre el Numero 3 en la línea de la numeración de las filas y darle clic al botón derecho del ratón y allí presionar “INSERTAR”:
insertar filas en excel

La fila siempre se va a insertar por encima de la Fila en la que actualmente estamos solicitando que se inserte una nueva. Es decir, en este caso la insertamos en la fila 3, por lo tanto la fila nueva esta sobre la Fila 3.

  • Insertar una Columna en Excel. Ahora insertaremos una columna antes de la columna C. El procedimiento es el mismo, nos colocamos en la C de la línea de columnas y Hacemos clic con el botón derecho del ratón y presionamos “INSERTAR”
insertar columnas en excel

Las columnas siempre se insertan a la izquierda de la columna donde seleccionamos para insertar una nueva. Es decir, en este caso seleccionamos la Columna C para insertar la nueva columna. Así que esta nueva columna estará antes de la columna C.

  • Rellenar los nuevos datos insertados. Para esto escribiremos los siguientes datos en las celdas nuevas:

C1: Stock, C2: 20, A3: Camiseta, B3: 10, C3: 20, D3: 2, E3: 3, C4:20 y C5: 20

Obteniendo la siguiente Tabla final:

tabla de datos en excel

Ya vamos teniendo una idea de como usar Excel. Ahora aprovecharemos nuestra tabla final para proceder a enseñarles como usar algunas operaciones aritmeticas en Excel y analizar los datos de nuestra tabla.

OPERACIONES EN EXCEL

Como bien te explicamos al principio de este artículo, Excel es una Hoja de Cálculos, así que ahora vamos a realizar algunos cálculos básicos pero sumamente útiles como sumar en Excel, restar en Excel y multiplicar en Excel.

Todas estas operaciones las seguiremos haciendo con los datos que hemos construido en nuestra Hoja VENTAS, así que no la cierres. Continúa aprendiendo con nosotros.

Sumar en Excel

Sumar es una operación aritmética de Excel. Siempre que vamos a iniciar una operación es Excel, debemos comenzar con el símbolo igual “=”

En nuestro ejemplo tenemos dos ventas, la Venta 1 en la columna D y la Venta 2 en la columna E. Ahora supongamos que queremos insertar una columna nueva justo después de la Venta 2 donde totalicemos cuanto se vendió en total sumando las dos ventas. Es decir la Venta 1 más la Venta 2. ¿Cómo hacemos esto en Excel?

  • Paso 1: insertamos la columna tal y como aprendimos más arriba.
  • Paso 2: escribimos en la celda F1 “Ventas Totales”
aprender a sumar en excel
  • Paso 3. Esto es muy importante. Colocamos el símbolo igual “=” en la celda F2 para indicar q vamos a iniciar una operación en esa celda. La operación de sumar ambas ventas
  • Paso 4: hacemos clic sobre la celda D2, luego colocamos el símbolo más “+” y luego hacemos clic sobre la celda E2. Y vamos a ver lo siguiente escrito en nuestra celda “=D2+E2” eso significa q estamos sumando el valor que está en la celda D2 (5) + el valor que está en la celda E2 (8). Es decir, “5+8”
  • Paso 5: presionamos la tecla ENTER para obtener el resultado de esa suma (5+8 = 13), es decir vendimos 13 pantalones entre las dos ventas
sumar en excel
  • Paso 6: como también queremos saber el total de camisetas, camisas y zapatos vendidos. Debemos arrastrar la formula a las 3 celdas consecutivas. Para arrastrar la formula simplemente colocas el ratón en la esquina inferior derecha, haces clic y sin soltarlo, vas a arrastrar el mouse hasta la celda F5:
como sumar en excel

Felicidades, has logrado tu primera operación en Excel, ¿seguimos? Claro, hay mucho más que aprender

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Como Restar en Excel

Restar en Excel es igual a Sumar en Excel, pero en vez de utilizar el símbolo más “+”, utilizaremos el símbolo menos “-“

Supongamos que queremos saber cuánto Stock nos queda de cada producto después de realizar la Venta 1 y la Venta 2. Para eso debemos tomar el Stock de la Columna C, y restarle los valores de la Venta 1 en la columna D y los valores de la Venta 2 en la Columna E.

  • Paso 1: Insertar una columna nueva después de las ventas totales
  • Paso 2: Escribir en la celda G1 “Stock restante”
aprender a restar en excel
  • Paso 3: Escribir el símbolo igual “=” en la Celda G2
  • Paso 4: Hacer clic en la celda C2, luego colocar el símbolo menos “-“, luego hacer clic en la celda D2, volver a colocar el símbolo menos “-“. Y, por último, hacer clic en la celda E2. Escribiendo lo siguiente en la celda G2 “=C2-D2-E2”. Lo que significa: “20-5-8”
  • Paso 5: darle a la tecla ENTER, para ejecutar la operación. Es decir: 20-5-8 = 7. Quedan 7 pantalones después de hacer la venta 1 y venta 2.
restar en excel
  • Paso 6: arrastrar la formula hasta la celda G5. Para saber también cuántas camisetas, camisas y zapatos quedan en la tienda después de hacer la Venta 1 y la Venta 2.
como restar en excel
como restar en excel

Felicidades, Ahora ya sabes sumar y restar en Excel. Y si sigues aprendiendo con nosotros a continuación aprenderás a multiplicar en Excel

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Como Multiplicar en Excel


Multiplicar en Excel es una operación aritmética que se representa con un asterisco “*” y como todas las operaciones en Excel debe empezar con un símbolo igual “=”

Ahora, en nuestro ejemplo, digamos que nos interesa conocer cuánto pago por los pantalones, camisetas, camisa y zapatos la persona que realizó la Venta 1. Es decir queremos multiplicar el precio de la columna B por la cantidad vendida en la Venta 1 en la columna D:

  • Paso 1: insertar una columna después de la columna F1 “Ventas Totales”
  • Paso 2: escribir en la columna G1, “Total Venta 1”
multiplicar en excel
  • Paso 3: escribir el símbolo igual “=” en la Celda G2. Indicando que iniciaremos una operación.
  • Paso 4: hacer clic en la celda B2, luego escribir “*” y luego hacer clic en la celda D2. Observando lo siguiente escrito en nuestra celda G2 “=B2*D2”. Esto significa que estamos multiplicando el valor de la celda B2 (15) por el valor de la celda D2 (5). Es decir: “15×5”
  • Paso 5: presionamos la tecla ENTER, para ejecutar la operación. Es decir: “5×15 = 75”. La persona de la Venta 1, gasto 75$ en pantalones
multiplicaciones en excel
  • Paso 6: Arrastramos la formula, tal y como aprendimos arriba, hasta la celda G5. Para descubrir también cuanto gastó la persona de la Venta 1 en camisetas, camisa y zapatos.
aprender a multiplicar en excel

Con este curso básico para aprender Excel, has aprendido un montón de cosas. Empezando por la estructura de un libro de Excel. Luego cual es el funcionamiento básico y por ultimo 3 de las operaciones más importantes: sumar, restar y multiplicar.

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Pero lo más importante, si has seguido todo este tutorial explicado paso a paso, es que seguramente has pillado la lógica de Excel. Y te ha agarrado por sorpresa saber que usar Excel no es tan difícil y es sumamente útil para analizar los datos de nuestra empresa o vida personal.

Muchas gracias por seguir este tutorial con nosotros. Esperamos puedas reforzar tus conocimientos con nosotros y cualquier duda, por favor escríbenos tus comentarios.