Cómo Hacer una Tabla en Excel: Tutorial Paso por Paso

Si te estas preguntando como hacer una tabla en Excel y porque es recomendable trabajar con Tablas, has llegado al sitio indicado.

Aquí te detallaremos como hacer una tabla, como cambiar el diseño de tus Tablas, hablaremos de algunas de las ventajas de usar Tablas en Excel y por último, veremos cómo eliminarlas.

La idea es que cuando termines de leer este post, seas un crack en Tablas de Excel.

Como Hacer una Tabla en Excel

Para hacer tablas en Excel, debemos primero preparar los datos.

Preparación de Datos

Para enseñarte como hacer tablas, trabajaremos suponiendo que somos una librería y estas son nuestras ventas de marzo:

Ya hemos visto con que datos trabajaremos, ahora hablemos de cómo se prepararon esos datos:

• Primero: Cada columna debe tener una descripción de los datos. Para nosotros: Producto, Cantidad, Precio, Total y Fecha.
• Segundo: cada columna debe tener el formato correcto, bien sea un texto como es el caso de producto, un número en el caso de cantidad, una moneda para el precio.
• Tercero: Tratemos siempre de tener la información completa en nuestra Tabla. Nuestra tabla de ejemplos no tiene espacios en blanco.

Insertar una Tabla en Excel

Una vez que ya tenemos nuestros datos completos en Excel procedemos a insertar una tabla para nuestros datos. Es un procedimiento muy simple que explicaremos a continuación.

Pasos para insertar una tabla en Excel:

• Paso 1: selecciona todos los datos que queremos dentro de nuestra tabla. Presionado clic izquierdo del ratón y arrastra sin soltar desde la celda A1, hasta la celda E17 
• Paso 2: presiona INSERTAR en la barra de herramientas principal
• Paso 3: Presiona el icono TABLA
• Paso 4: asegúrate que haz seleccionado bien lo datos y, de ser así, presionar ACEPTAR

Listo, ahora ya nuestros datos se han convertido en una Tabla de Excel. Y este es el resultado que obtenemos después de presionar “Aceptar”:

Como cambiar el diseño de nuestra Tabla en Excel

Cuando creamos una tabla en Excel, automáticamente, nos arroja el diseño blanco con azul que vemos en la imagen anterior. Pero, ¿podemos cambiarlo? Si, y es bastante sencillo

Pasos para cambiar el diseño de la Tabla de Excel:

• Paso 1: colócate sobre cualquier celda que pertenezca a nuestra tabla.
• Paso 2: se abrirá una nueva pestaña en el menú de herramientas principal “Herramientas de Tabla – Diseño” hacemos clic allí.
• Paso 3: de la lista de diseños que se despliegan, selecciona la que más te guste.

Listo, con estos sencillos pasos, podemos modificar el diseño de nuestra tabla cuando queramos.

Beneficios de Usar Tablas en Excel

Hasta el momento quizás te estés preguntando: ¿porque debo usar tablas?. Cuál es la diferencia entre usar una tabla o, simplemente, usar nuestros datos sin tabla.

Comenzaré por decir que es una mejor práctica, ya que reconoce los cambios dentro de nuestra tabla y automáticamente actualiza las formulas. Pero en verdad son muy útiles de usar y aquí te vamos a convencer de usar la función Tablas en Excel.

 Agrupar y Filtrar Datos

Una de las grande funciones de las tablas de Excel es la de Filtrar y ordenar datos de manera sencilla.

Si nos fijamos, en la descripción de nuestras columnas, en cada celda, en la esquina inferior derecha hay un cuadro con una flecha

 A continuación explicaremos como agrupar los datos y como filtrar los datos.

1. Agrupar los datos. Para agrupar los datos supongamos que queremos saber cuáles fueron las ventas más grandes que realizamos. Para esto debemos ordenar de mayor a menor la columna total.

Presionamos la fecha de la celda D1 y allí hacemos clic sobre “Ordenar de Mayor a Menor”

Así observamos como toda nuestra tabla se re ordena para ofrecernos el total de las ventas de mayor a menor. Podríamos hacerlo igualmente del menor al mayor en cada una de nuestras columnas.

• Filtrar Datos. También es posible filtrar datos. En nuestro ejemplo, diremos que solo queremos ver las ventas de lápices.

Para esto debemos darle a la flecha en la celda A1. Y veremos todos los productos que aparecen en la columna A. Hacemos clic en “Selecciona Todo” y vemos como todos se desmarcan. Luego marcamos solo “lápiz” y le damos a aceptar

Una vez que presionemos aceptar, tan solo veremos los datos correspondientes al producto “lápiz”. También vemos como en el cuadro con la flecha nos sale la figura de Filtro. Esto lo hace Excel, para que recordemos que tenemos un filtro aplicado. 

Para eliminar el filtro, simplemente, le volvemos a dar clic en la flecha de la celda A1 y presionamos nuevamente “seleccionar todo” y luego “aceptar”

Volveremos a ver todos los productos en nuestra Tabla de Excel y se habrá desaparecido el símbolo de filtro del cuadrito.

Te puede interesar -> Cómo hacer una lista desplegable en Excel

Añadir Fila de Totales

Te preguntaras ¿por qué la fila de totales es tan interesante? Bueno, Excel reconoce todos los datos de tu tabla y al final de este te coloca una Fila extra denominada «Fila de Totales».

Esta fila totaliza todos los valores por columna, pero no necesariamente con una suma. Puede ofrecerte la suma total de la columna, el valor mínimo, el máximo, el promedio y muchas otras operaciones y todo con un solo clic.

Pasos para añadir una columna de totales

• Paso 1: pararse sobre cualquier celda que pertenezca  a nuestra tabla.
• Paso 2: hacer clic con el botón derecho del ratón y en la ventana emergente presionar “Tabla” y luego presionar “Fila de Totales”. Hacer clic sobre “Fila de Totales”

Ahora ya hemos agregado una fila de totales, que automáticamente se ubica al final de nuestra tabla:

Ejemplos Prácticos de Fila de Totales

A continuación, haremos algunos ejemplos practicos para que veamos lo útil que puede ser esta fila de Totales. 

• Supongamos que queremos saber la cantidad total de artículos vendidos: hacemos Clic en la celda B18, y veremos una flecha, la apretaremos y se nos desplegara una ventana con las operaciones más comunes. Apretaremos “Suma” y automáticamente nos dirá el total de artículos de la columna B. Obteniendo como resultado que vendimos 75 unidades.

• Ahora supongamos que queremos sacar el promedio de las ventas, seguiremos el procedimiento de arriba pero en la celda D18 y en vez de SUMA, presionaremos promedio. Obteniendo automáticamente que el promedio de venta es de 4,50 euros.

Con esta herramienta de Fila de Totales dentro de nuestra tabla es muy sencillo hacer análisis sin utilizar ningún tipo de formula. Te permitirá hacer análisis prácticos y rápidos.

Nombrar Tablas

Las tablas en Excel se pueden nombrar y así Excel las puede reconocer cuando queramos formular con ellas.

Primero te explicaremos como nombrarla y después te daremos un ejemplo de porque esto es útil.

Pasos para nombrar una tabla.

• Paso 1: colocarse sobre cualquier celda que pertenezca a nuestra tabla.
• Paso 2: dirigirse a la pestaña “Diseño” en el menú principal.
• Paso 3: buscar a la derecha la barra que dice “Nombre de Tabla”
• Paso 4: colocar dentro de la barra la palabra VENTAS, estamos diciendo que nuestra tabla se llamara ventas. Luego presionar la tecla “Enter”

Listo, ahora nuestra tabla se llama ventas. Vamos a corroborarlo: en la barra izquierda superior, seleccionemos VENTAS y veremos cómo excel nos selecciona nuestra TABLA:

¿Por qué es útil llamar una tabla? Supongamos que queremos hayar la fecha de la última compra. Tendría que usar la formula MAX() dirigirme a la columna FECHA y seleccionarla:

Ahora, si mi volumen de datos es grande o quizás yo estoy trabajando con muchas hojas, y la tabla esta en otra hoja. Excel es capaz de llamar a la tabla de la siguiente manera:

• Primero: escribimos la formula precedida de un «=» Es decir =MAX(
• Segundo: comenzamos a escribir el nombre de nuestra tabla, Excel nos da la opción y la seleccionamos:

• Tercero: Luego de seleccionar VENTAS, con un doble clic sobre VENTAS, escribimos un corchete “ [ ” y Excel nos abrirá toda las opciones de columnas de nuestra tabla. Seleccionamos FECHA:

• Cuarto: Presionamos “Enter” y encontramos como respuesta la última fecha en la que vendimos un producto.

Nombrando la Tabla, Excel es capaz de reconocerla y buscarla automáticamente para permitirte trabajar los datos de forma directa sin tener que buscar de manera manual a través de las hojas de tus documentos.

Como eliminar una Tabla sin Afectar los datos

Si en algún momento requieres eliminar las tablas pero necesitas mantener los datos. El procedimiento es bastante sencillo y te lo explicamos a continuación:

Pasos para eliminar una Tabla

• Paso 1: colocarte sobre alguna celda de la tabla
• Paso 2: dirigirse a la pestaña “Diseño” y allí presionar el botón convertir en Rango

Ya nuestros datos no son tabla, nuestra decripciones no tienen las flechas para agrupar y filtrar. Pero aun nos queda eliminar el formarto.

Para eliminar el formato debemos seguir los siguientes pasos:

• Paso 1: seleccionar todos los datos que aun tengan formato
• Paso 2: dirigirse a INICIO, allí presionar el botón “BORRAR”, y dentro presionar “Borrar Formatos”

Una vez que hayas presionado “borrar formatos”, habrás borrado todos los formatos en el rango seleccionado, tanto los formatos de colores, como los de fecha, moneda, etc. Todo se restablecerá en ese rango a sus valores naturales:

Con esto ya hemos abarcado como insertar tabla a nuestros datos, los principales beneficios de usarla y como eliminarlas sin afectar nuestros datos.

No queremos terminar sin decirte que recomendamos ampliamente el uso de Tablas en Excel, son una muy buena práctica. Ayuda a automatizar los procesos, a formular más rápido y a análisis de datos más efectivos y eficientes.

Esperamos ya seas todo un crack en Tablas de Excel pero si aún tienes dudas, déjanos tus comentarios y con gusto te ayudaremos